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Kritische Alarme: laut aufs Handy, bis jemand übernimmt

Wenn etwas sofort erledigt werden muss, klingelt es laut auf dem Handy, auch nachts und im Nicht-stören-Modus. Auslöser ist ein wichtiger Kunde oder eine Meldung von Maschine, Sensor oder Server über die API. Wer nicht bestätigt, wird übersprungen, bis jemand „Ich übernehme“ tippt.

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Guten Abend, hier Kessler Großhandel. Unsere Bestellstrecke im B2B-Portal hängt, 40 Filialen können nicht nachbestellen. Kann heute noch jemand draufschauen?

23:48 · Kritischer Alarm an „Bereitschaft Nacht“ · Kontakt in Liste VIP

Jonas: 5 Minuten ohne Bestätigung · weiter an Anna

23:54 · Anna hat übernommen · Jonas ist informiert

Anna

Ich bin dran, Herr Kessler. Ich schaue mir das Portal jetzt an und melde mich in zehn Minuten.

Nachricht schreiben

Kennst du das? Das Wichtige kommt, wenn keiner hinschaut.

Eine Push-Mitteilung mehr fällt nachts niemandem auf. Und wenn doch jemand wach wird, weiß keiner, ob sich schon ein Kollege kümmert.

  1. Die Mitteilung geht im Nicht-stören-Modus unter.

    Der wichtigste Kunde schreibt um 23 Uhr, dass sein Portal steht. Das Handy liegt stumm auf dem Nachttisch, die Antwort kommt am nächsten Morgen.

  2. Alle bekommen es, keiner fühlt sich zuständig.

    Die Meldung geht an fünf Leute. Jeder denkt, ein anderer ist schon dran. Nach einer Stunde hat sich niemand gerührt.

  3. Die Maschine meldet sich, aber nur per Mail.

    Wassersensor, Kühlhaus, Server: Die Warnung landet in einem Postfach, das nachts niemand liest. Am Morgen ist der Schaden da.

Mit kritischen Alarmen klingelt es laut bei genau einer Person. Bestätigt sie nicht, ist die nächste dran, bis jemand übernimmt.

Der AblaufVom Auslöser bis „Ich übernehme“.

Ein Kunde oder ein Gerät meldet sich, Talkward prüft deine Regeln, und das Handy der ersten Person klingelt. Bestätigt sie nicht, ist die nächste dran.

  1. 1Auslöser

    • VIP-Kunde schreibtChat, E-Mail, WhatsApp
    • Linie 3 stehtMaschinensteuerung
    • Wasser im KellerWassersensor
    • Lagertor offenEinbruchsensor
    • Website antwortet nichtServer-Monitoring
    • Kühlhaus zu warmTemperaturfühler

  2. 2Weg zu Talkward

    Geräte und Systeme

    POST /api/v1/meldungen
{
  "titel": "Kühlhaus 2: 9,4 °C",
  "quelle": "kuehlhaus-2",
  "schwere": "kritisch",
  "schluessel": "temperatur"
}

    auch über Make, Zapier oder n8n

    Kunden

    ChatE-MailWhatsApp

    Beides wird ein Gespräch im Posteingang, Meldungen im Kanal „Meldung“.

  3. 3Automation in Talkward

    1. AuslöserMeldung über die API
    2. BedingungSchwere ist „kritisch“
    3. BedingungUhrzeit 22 bis 6 Uhr
    4. Kritischer AlarmBereitschaft Nacht · Ton Tritonus

    BestätigtNiemand erreicht

    Genauso für Kunden: „Neue Kundennachricht“ und „Kontakt in Liste VIP“.

  4. 4Alarm am Handy

    Der Alarm klingelt bei Jonas, Person 1 der Gruppe „Bereitschaft Nacht“, und wiederholt sich jede Minute. Nach 5 Minuten ohne Bestätigung klingelt es bei Anna, Person 2. Anna tippt „Ich übernehme“. Anna hat übernommen. Das Gespräch ist ihr zugewiesen, Jonas ist informiert.

Wichtig: Talkward ist keine zertifizierte Alarmanlage und keine Notrufzentrale. Die Zustellung hängt von Netz und Gerät ab.

Alarmgruppen

Eine feste Reihenfolge statt Rundmail an alle.

Jede Alarmgruppe hat eigene Personen in fester Reihenfolge, per Drag and Drop sortiert, dazu eine Frist und 1 bis 5 Runden. Du buchst so viele Gruppen, wie du brauchst, etwa „VIP-Support“, „Bereitschaft Nacht“ und „Haustechnik“.

  1. Laut, jede Minute wieder

    Der Alarm geht an Person 1 und wiederholt sich jede Minute, mit einem von drei bewusst schrägen Tönen: „Stich“, „Tritonus“ oder „Cluster“. Dringend wie ein Katastrophenalarm, aber klar kein amtliches Warnsignal.

  2. Weiter nach der Frist

    Bestätigt Person 1 nicht innerhalb der Frist der Gruppe, etwa 5 Minuten, klingelt es bei Person 2. Nach der letzten Person beginnt die nächste Runde.

  3. „Ich übernehme“ direkt in der Mitteilung

    Wer tippt, bekommt das Gespräch zugewiesen, die anderen in der Gruppe erfahren es. Kein Rätselraten, wer dran ist.

  4. Bereit oder nicht?

    In den Einstellungen steht bei jeder Person, ob ihr Handy bereit ist oder in der App noch kritische Alarme erlauben muss.

BeispieleSupport und echte Notfälle.

Die Beispiele sind Vorschläge. Was einen Alarm auslöst, legst du selbst in der Automation fest, Talkward gibt keine Szenarien vor.

  • Support

    Key-Account mit akutem Problem, nachts

    Ein Kontakt aus der Liste „VIP“ schreibt nach 22 Uhr. Die Bereitschaft wird sofort geweckt, statt dass die Nachricht bis morgen wartet.

    1. Neue Kundennachricht
    2. Liste VIP
    3. 22 bis 6 Uhr
    4. Bereitschaft Nacht

  • Onlineshop

    Checkout steht, der Großkunde schreibt

    Die E-Mail des Kunden endet auf @grosskunde.de, und in der Nachricht steht „Checkout“. Das Shop-Team wird alarmiert, bevor der Umsatz des Abends verloren ist.

    1. Neue Kundennachricht
    2. @grosskunde.de
    3. Wort „Checkout“
    4. Shop-Team

  • Support

    Premium-Kunde am Wochenende

    Kontakte aus der Liste „Premium“ bekommen auch samstags und sonntags schnell Hilfe, ohne dass das ganze Team Dienst hat.

    1. Neue Kundennachricht
    2. Liste Premium
    3. Sa und So
    4. Wochenenddienst

  • Produktion

    Maschinenausfall, die Linie steht

    Die Maschinensteuerung meldet den Ausfall per API. Die Schichtleitung wird alarmiert, danach die Instandhaltung.

    1. Meldung über die API
    2. Quelle linie-3
    3. Schwere kritisch
    4. Instandhaltung

  • Haustechnik

    Wassersensor im Keller

    Der Sensor schickt seine Meldung über n8n. Die Haustechnik wird geweckt, bevor das Lager unter Wasser steht.

    1. Meldung über die API
    2. Quelle keller
    3. Schwere kritisch
    4. Haustechnik

  • Sicherheit

    Einbruchsensor am Lagertor

    Der Sensor meldet ein offenes Tor außerhalb der Geschäftszeiten. Die Bereitschaft wird alarmiert, und im Gespräch steht, wer übernommen hat.

    1. Meldung über die API
    2. Quelle lagertor
    3. nachts
    4. Bereitschaft Nacht

  • IT

    Server down, Website nicht erreichbar

    Das Monitoring meldet über Zapier oder die API, dass die Website nicht antwortet. Weitere Meldungen mit demselben Schlüssel laufen im selben Gespräch weiter.

    1. Meldung über die API
    2. Quelle monitoring
    3. Schwere kritisch
    4. IT-Bereitschaft

  • Lebensmittel

    Kühlhaus zu warm

    Der Temperaturfühler meldet 9,4 °C statt 4 °C. Die Bereitschaft wird alarmiert, bevor die Ware verdirbt.

    1. Meldung über die API
    2. Quelle kuehlhaus-2
    3. Schwere kritisch
    4. Bereitschaft Nacht

So kommt der Alarm aufs Handy.

Auslöser ist immer ein Gespräch in Talkward: eine Kundennachricht aus einem Kanal oder eine Meldung, die ein Gerät über die API schickt. Die Automation prüft deine Bedingungen und startet den Baustein „Kritischer Alarm“. Talkward schickt den Alarm per Push an die Talkward-App, wiederholt ihn jede Minute und reicht ihn nach der Frist weiter.

  • Meldungen per API

    POST /api/v1/meldungen mit API-Schlüssel: titel, quelle, schwere (info, warnung oder kritisch), schluessel und daten. Jede Meldung wird ein Gespräch im Kanal „Meldung“.

  • Gleiche Quelle, gleiches Gespräch

    Weitere Meldungen mit derselben Quelle und demselben Schlüssel laufen im selben Gespräch weiter, statt den Posteingang zu fluten.

  • Deine Regeln

    Liste, E-Mail-Adresse, Tags, Felder, Wochentag und Uhrzeit, Wörter in der Nachricht oder die Schwere einer Meldung: Die Bedingungen stellst du in den Automationen zusammen.

  • Auch über Make, Zapier, n8n

    Wer keine eigene Schnittstelle bauen will, schickt Meldungen über Make, Zapier oder n8n.

Anbindung
Automation in Talkward mit dem Baustein „Kritischer Alarm“; Meldungen von Geräten per API (POST /api/v1/meldungen), Make, Zapier oder n8n
Zugriff
Lauter Alarm in der Talkward-App (iOS, Android), jede Minute erneut, weiter an die nächste Person bis zur Übernahme
Verarbeitung
Nürnberg (ISO 27001), Köln, Paris. Option „Nur Europa“. Zugangsdaten verschlüsselt gespeichert, Aufträge nur kurz zwischengespeichert.

Im Gespräch steht, wer übernommen hat.

Alarm, Gruppe, Runde und wer übernommen hat, stehen als Zeilen im Gespräch. Das Gespräch ist der Person zugewiesen, die „Ich übernehme“ getippt hat, und die anderen in der Gruppe wissen Bescheid.

  • Alarmgruppe
  • Ton
  • Titel
  • Runde
  • Übernommen von
  • Status
KG
Kessler GroßhandelListe VIP · Kunde seit 2024 · Nordriegel
Kritische Alarme
Alarmgruppe
Bereitschaft Nacht
Ton
Tritonus
Runde
1 von 2
Übernommen von
Anna, 23:54

Einrichtung in drei Schritten.

Ab Professional, 5 € im Monat je Alarmgruppe. Die Töne und der Alarm-Bildschirm stecken in der Talkward-App für iOS und Android.

  1. Erweiterung und Gruppe anlegen

    Unter Erweiterungen „Kritische Alarme“ einschalten und eine Alarmgruppe anlegen: Name, Personen per Drag and Drop, Frist und Runden.

    Screenshot folgt

  2. Handys bereit machen

    Jede Person erlaubt in der Talkward-App kritische Alarme. In den Einstellungen der Gruppe steht danach bei ihr „bereit“.

    Screenshot folgt

  3. Automation bauen

    Auslöser und Bedingungen wählen, den Baustein „Kritischer Alarm“ mit Gruppe, Ton, Titel und Text setzen und einen Probealarm schicken.

    Screenshot folgt

Erweiterung „Kritische Alarme“

5 €/ Monat je Alarmgruppe, ab Professional, vorläufig, netto

5 € im Monat je Alarmgruppe, ab Professional, monatlich kündbar. Beliebig viele Gruppen, jede mit eigenen Personen.

Alle Stufen und Preise
  • Laute Alarme in der Talkward-App für iOS und Android
  • Drei Alarmtöne: Stich, Tritonus, Cluster
  • Weiterreichen nach Frist, 1 bis 5 Runden
  • „Ich übernehme“ direkt in der Mitteilung
  • Meldungen per API, Make, Zapier oder n8n
  • Server in Nürnberg (ISO 27001)
  • AV-Vertrag
  • KI-Antworten gekennzeichnet (EU-KI-Verordnung)
  • Erweiterungen monatlich kündbar

Fragen zu kritischen Alarmen

Deine Frage fehlt? Schreib uns an hey@talkward.app.

Wer legt fest, wann alarmiert wird?

Du. Talkward gibt keine Szenarien vor. In den Automationen stellst du Bedingungen zusammen: Kontakt in der Liste „VIP“, E-Mail endet auf @grosskunde.de, Tags, Felder, Wochentag und Uhrzeit, Wörter in der Nachricht oder die Schwere einer Meldung. Erst der Baustein „Kritischer Alarm“ löst den Alarm aus.

Was passiert, wenn niemand bestätigt?

Der Alarm geht an Person 1 und wiederholt sich jede Minute. Bestätigt sie nicht innerhalb der Frist der Gruppe, etwa 5 Minuten, wird Person 2 alarmiert, und so weiter. Nach der letzten Person beginnt die nächste Runde, 1 bis 5 Runden je Gruppe. Danach geht der Ablauf in der Automation über den Ausgang „Niemand erreicht“ weiter.

Klingelt das auch nachts und im Nicht-stören-Modus?

Android: Die Alarmkanäle der App dürfen „Nicht stören“ übergehen, sobald du das erlaubst. iOS: Voll laute kritische Alarme, die auch bei stummgeschaltetem iPhone klingeln, brauchen eine Sonderberechtigung von Apple, die beantragt ist. Bis dahin kommen Alarme als zeitkritische Mitteilungen, die den Fokus durchbrechen.

Wie schicken Maschinen oder Sensoren eine Meldung?

Per POST /api/v1/meldungen mit deinem API-Schlüssel, mit Titel, Quelle, Schwere (info, warnung oder kritisch), Schlüssel und beliebigen Daten. Jede Meldung wird ein Gespräch im Kanal „Meldung“. Weitere Meldungen mit derselben Quelle und demselben Schlüssel laufen im selben Gespräch weiter. Make, Zapier und n8n gehen genauso.

Woran sehe ich, ob ein Handy bereit ist?

In den Einstellungen der Alarmgruppe steht bei jeder Person, ob ihr Handy bereit ist oder in der App noch kritische Alarme erlauben muss. Ein Probealarm zeigt, ob es wirklich klingelt.

Ist Talkward eine Alarmanlage?

Nein. Talkward ist keine zertifizierte Alarmanlage und keine Notrufzentrale. Die Zustellung hängt von Netz und Gerät ab.

Was kosten die kritischen Alarme?

5 € im Monat je Alarmgruppe, ab Professional, monatlich kündbar. Du buchst so viele Gruppen, wie du brauchst, jede mit eigenen Personen, etwa „VIP-Support“, „Bereitschaft Nacht“ und „Haustechnik“. Alle Preise sind vorläufig und netto.

Passt dazu

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Drei Angaben, keine Verpflichtung. Wir melden uns innerhalb von zwei Werktagen persönlich.

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