Datenschutzerklärung

Stand: 28. September 2026

Entwurf zur anwaltlichen Prüfung. Dieser Text ist noch nicht geprüft und nicht rechtsverbindlich.

Diese Erklärung gilt für die Website talkward.app. Kurz gesagt: Diese Seite setzt keine Cookies, bindet keine Inhalte Dritter ein und nutzt keine Analyse- oder Werbedienste. Der Chat unten rechts läuft über unseren eigenen Dienst chat.talkward.app und speichert erst dann etwas in Ihrem Browser, wenn Sie ihn öffnen (Abschnitt 5).

1. Verantwortlicher

Pangolin UG (haftungsbeschränkt) i. G., Hansestr. 3, 59590 Geseke, vertreten durch den Geschäftsführer Tobias Stöber.
E-Mail: hey@talkward.app

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht benannt, weil wir dazu nach Art. 37 DSGVO und § 38 BDSG nicht verpflichtet sind. Prüfen, sobald Beschäftigte hinzukommen

2. Aufruf der Website

Wenn Sie talkward.app aufrufen, verarbeitet unser Server technisch notwendig Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Adresse, Datum und Uhrzeit sowie Angaben Ihres Browsers (User-Agent, Sprache). Nur so kann die Seite an Ihr Gerät ausgeliefert werden. Anhand der bevorzugten Browsersprache leiten wir die Startadresse auf die deutsche oder englische Fassung weiter.

Wir führen keine Zugriffsprotokolle mit diesen Daten. Fehlermeldungen des Servers können im Einzelfall eine IP-Adresse enthalten; sie werden nach spätestens 14 Tagen gelöscht.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Website sicher und fehlerfrei bereitzustellen.

3. Hosting

Die Website liegt auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, in einem Rechenzentrum in Nürnberg. Hetzner verarbeitet die Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Daten verlassen dabei nicht die Europäische Union.

4. Keine Cookies, kein Tracking, keine externen Inhalte

Die Seite verwendet keine Cookies. Schriften und Bilder liefern wir selbst aus; es werden keine Inhalte von Google, Social-Media-Anbietern oder anderen Dritten nachgeladen. Wir nutzen keine Webanalyse und keine Werbenetzwerke. Der einzige Speicher im Browser ist das Gesprächskennzeichen des Chats, das erst beim Öffnen des Chats angelegt wird (Abschnitt 5). Eine Einwilligung nach § 25 TDDDG ist daher nicht erforderlich.

Das Formular für den Newsletter (Abschnitt 7) sendet Daten erst an unseren Versanddienstleister, wenn Sie es absenden. Vorher lädt die Seite nichts von dort.

5. Chat auf dieser Website

Unten rechts bieten wir einen Chat an. Er läuft über Talkward selbst, unter der Adresse chat.talkward.app, auf denselben Servern von Hetzner in Nürnberg wie diese Website (Abschnitt 3). Es ist kein Dienst eines Dritten.

Beim Aufruf einer Seite lädt Ihr Browser von chat.talkward.app das Script des Chat-Knopfs und dessen Gestaltung. Dabei verarbeitet unser Server die in Abschnitt 2 genannten technischen Daten. Mehr passiert nicht, solange Sie den Chat nicht öffnen.

Wenn Sie den Chat öffnen, legt der Chat ein zufälliges Gesprächskennzeichen im lokalen Speicher Ihres Browsers ab. Es ordnet Ihre Nachrichten einem Gespräch zu, auch wenn Sie die Seite wechseln oder später zurückkommen, und ist für den Chat unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sie können es jederzeit löschen, indem Sie die Website-Daten in Ihrem Browser löschen. Wir verarbeiten Ihre Nachrichten, den Zeitpunkt, die Sprache Ihres Browsers und Angaben, die Sie freiwillig machen, etwa Ihren Namen oder Ihre E-Mail-Adresse für eine Rückmeldung. Solange der Chat geöffnet ist, meldet er außerdem alle 20 Sekunden, welche Seite von talkward.app Sie gerade sehen, damit unser Team Ihre Frage einordnen kann. Diese Angabe halten wir nur während Ihres Besuchs vor. Prüfen: Bildschirmansicht (App „Bildschirmansicht“) für diese Marke ausgeschaltet lassen oder hier beschreiben

Antworten der KI. Im Chat antwortet zuerst ein KI-Assistent; seine Antworten sind als solche gekennzeichnet. Dafür übermitteln wir den Gesprächsverlauf an ein Sprachmodell. Talkward kann dafür drei Anbieter nutzen: Anthropic, PBC (USA), Anschrift und Rechtsgrundlage der Übermittlung nach anwaltlicher Prüfung ergänzen (Auftragsverarbeitung, EU-Standardvertragsklauseln bzw. Data Privacy Framework); Anthropic über Amazon Web Services EMEA SARL, Region Frankfurt; oder Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, mit Verarbeitung in der Europäischen Union. Für den Chat auf dieser Website ist den KI-Standort der Marke „Talkward“ eintragen: Anthropic (USA), Claude EU (Frankfurt) oder Mistral (Paris) eingestellt. Anthropic nutzt die Inhalte nach eigener Zusage nicht zum Training; Mistral nutzt sie nicht zum Training (Einstellung in unserem Konto) und bewahrt Ein- und Ausgaben nach eigener Angabe bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle auf. Bei Fragen, die der Assistent nicht beantworten soll, übernimmt ein Mensch aus unserem Team.

Rechtsgrundlage und Speicherdauer. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um einen möglichen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO mit dem berechtigten Interesse, Ihre Fragen schnell zu beantworten. Gespräche löschen wir, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht, spätestens nach Frist festlegen, z. B. 12 Monaten.

6. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns schreiben, etwa um eine Demo anzufragen oder sich auf die Warteliste zu setzen, verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen und die Angaben in Ihrer Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen möglichen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

E-Mails an @talkward.app werden über die E-Mail-Weiterleitung unseres Domain-Anbieters Namecheap, Inc., 4600 East Washington Street, Phoenix, AZ 85034, USA, an unser Kundenservice-Postfach in Talkward weitergeleitet. Talkward betreiben wir selbst auf Servern von Hetzner in Deutschland (Abschnitt 3). Namecheap verarbeitet die Nachrichten dabei in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Weil die Server von Namecheap in den USA stehen, werden die Daten dorthin übermittelt. Grundlage dafür sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), die Bestandteil dieses Vertrags sind.

Wir löschen Anfragen, wenn sie erledigt sind und keine Aufbewahrungspflicht besteht. Anfragen von der Warteliste speichern wir, bis wir Sie zum Start kontaktiert haben oder Sie widersprechen.

Sie können unseren Newsletter über das Formular auf dieser Website abonnieren. Wir schreiben darin über neue Funktionen, Starttermine, die Testphase und Angebote rund um Talkward. Pflichtangabe ist nur Ihre E-Mail-Adresse. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 7 Abs. 2 Nr. 2 UWG.

Double-Opt-in und Protokollierung. Nach dem Absenden schicken wir Ihnen eine E-Mail mit einem Bestätigungslink. Erst wenn Sie ihn anklicken, nehmen wir Sie in den Verteiler auf. So stellen wir sicher, dass niemand eine fremde Adresse einträgt. Wir protokollieren den Zeitpunkt der Anmeldung und der Bestätigung, die dabei verwendete IP-Adresse, die Sprache und den Wortlaut der Einwilligung. Damit können wir nachweisen, dass Sie eingewilligt haben (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bestätigen Sie die Anmeldung nicht, löschen wir die Angaben nach 30 Tagen.

Versanddienstleister Brevo. Für Anmeldung und Versand nutzen wir Brevo der Sendinblue GmbH, Köpenicker Str. 126, 10179 Berlin. Brevo verarbeitet Ihre Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO auf Servern in der Europäischen Union.

Auswertung von Öffnungen und Klicks. Unsere Newsletter enthalten ein unsichtbares Zählpixel, das beim Öffnen der Mail von den Servern von Brevo geladen wird, und Links, die über Brevo umgeleitet werden. So erfahren wir, ob und wann Sie eine Ausgabe geöffnet und welche Links Sie angeklickt haben. Brevo speichert dazu Zeitpunkt, IP-Adresse und Angaben zu Gerät und Mailprogramm, zugeordnet zu Ihrer E-Mail-Adresse. Wir nutzen die Auswertung, um zu sehen, welche Themen interessieren, und um den Newsletter zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung zum Newsletter, die diese Auswertung ausdrücklich umfasst (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG). Wenn Sie die Auswertung nicht möchten, melden Sie sich ab; eine Abmeldung nur von der Auswertung ist technisch nicht getrennt möglich. Das Zählpixel lädt nicht, wenn Ihr Mailprogramm Bilder nicht automatisch anzeigt. Die Auswertungsdaten löschen wir mit Ihrer Abmeldung.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, über den Abmeldelink am Ende jeder Mail oder mit einer Nachricht an hey@talkward.app. Nach der Abmeldung löschen wir Ihre Adresse aus dem Verteiler. Damit wir Ihnen versehentlich nicht erneut schreiben, bleibt sie in einer Sperrliste gespeichert (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Nachweise der Einwilligung bewahren wir bis zum Ende der Verjährungsfrist von drei Jahren auf.

8. Daten im Produkt Talkward

Diese Erklärung betrifft die Website und den Chat auf ihr. Wenn Händler Talkward für ihren Kundenservice nutzen, verarbeiten wir die Nachrichten ihrer Kunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlich ist dann der jeweilige Händler; Auskunft zu diesen Daten gibt dessen Datenschutzerklärung. Die Unterauftragsverarbeiter nennt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Damit Händler ihre eigene Erklärung schreiben können, hier die Eckpunkte:

Speicherung. Gespräche, Kundenakten und Anhänge liegen bei der Hetzner Online GmbH in einem nach ISO/IEC 27001:2022 zertifizierten Rechenzentrum in Nürnberg, getrennt je Händler (Abschnitt 3).

KI-Antworten. Der Händler wählt je Arbeitsbereich, wo die KI rechnet: bei Anthropic, PBC in den USA (Standard), bei Anthropic über Amazon Web Services in Frankfurt („Claude EU“) oder bei Mistral AI SAS, Paris, mit Verarbeitung in der Europäischen Union („Europa“). Für einzelne Marken kann er die Option „Nur Europa“ einschalten: Dann gehen Gesprächsinhalte, Bestellauskünfte und Kundenakten dieser Marke ausschließlich an Mistral, und es gibt keinen Ersatzanbieter außerhalb Europas, auch nicht bei einer Störung. Mistral nutzt die Inhalte nicht zum Training (Einstellung in unserem Konto) und bewahrt sie nach eigener Angabe bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle auf. Fällt Mistral aus, antwortet die KI nicht, und das Gespräch geht an das Team des Händlers.

Übersetzung. Nachrichten in anderen Sprachen übersetzt DeepL SE, Maarweg 165, 50825 Köln (DeepL API Pro). DeepL speichert die Texte nach eigener Angabe nicht dauerhaft und löscht sie nach der Übersetzung. Ist DeepL nicht erreichbar oder kennt eine Sprache nicht, übersetzt das Sprachmodell des gewählten KI-Standorts; bei Marken mit „Nur Europa“ immer Mistral, nie ein Anbieter außerhalb Europas.

Push-Mitteilungen. Mitarbeiter des Händlers können sich in der Talkward-App über neue Nachrichten benachrichtigen lassen. Die Zustellung läuft über den Expo Push Service (650 Industries, Inc., USA). Standardmäßig enthält die Mitteilung den Nachrichtentext und den Namen oder die E-Mail-Adresse des Kunden; bei Marken mit „Nur Europa“ nur den Hinweis „Neue Nachricht“ mit der Marke und einer Gesprächskennung.

Kundenbilder. Profilbilder der Kunden holt Talkward aus Instagram und Facebook über den Kanal des Händlers. Nur wenn der Händler es ausdrücklich einschaltet, fragt Talkward zusätzlich Gravatar (Automattic Inc., USA) mit einem Hashwert der Kunden-E-Mail-Adresse an; standardmäßig ist das aus, und für Marken mit „Nur Europa“ geschieht es nie.

Anrufe und Videoanrufe. Bucht der Händler die Erweiterung „Anrufe“ oder „Videoanrufe“, können seine Kunden aus dem Chatfenster anrufen. Ton und Bild laufen verschlüsselt zwischen den Browsern (WebRTC) und werden über unseren eigenen Vermittlungsserver (TURN) bei Hetzner in Nürnberg weitergeleitet, damit keine Seite die IP-Adresse der anderen sieht. Im Gespräch bleiben Art, Ergebnis, Dauer und der Name des Mitarbeiters, der angenommen hat. Ohne eingeschaltete Aufnahme wird vom Anruf selbst nichts gespeichert, Bild nie.

Aufnahme und Transkript von Anrufen. Der Händler kann die Aufnahme je Marke einschalten; standardmäßig ist sie aus. Aufgenommen wird nur mit Einwilligung aller Beteiligten (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; ohne Einwilligung wäre die Aufnahme des nichtöffentlich gesprochenen Wortes nach § 201 StGB strafbar): Der Kunde wird im Chatfenster gefragt, der Mitarbeiter stimmt in seinem Profil oder im jeweiligen Anruf zu. Ohne Zustimmung des Mitarbeiters, der annimmt, wird nicht aufgenommen. Aufgenommen wird nur der Ton, auch bei Videoanrufen, und zwar im Browser des Mitarbeiters. Beide Seiten sehen während der Aufnahme den Hinweis „Wird aufgenommen“. Die Tondatei liegt als Anhang am Gespräch bei Hetzner in Nürnberg (Abschnitt 3) und wird nach 30 Tagen automatisch gelöscht; der Händler kann eine Frist zwischen 1 und 365 Tagen wählen. Das Transkript bleibt als interne Notiz am Gespräch, bis das Gespräch gelöscht wird. Die Verschriftlichung übernimmt Mistral AI SAS, Paris (Modell Voxtral, Verarbeitung in der Europäischen Union über api.mistral.ai), für alle Marken, auch mit „Nur Europa“. Mistral nutzt die Aufnahmen nicht zum Training und speichert sie nach eigener Angabe bis zu 30 Tage zur Missbrauchskontrolle.

Nachweis und Widerruf der Einwilligung. Zu jeder Einwilligung speichern wir Zeitpunkt, Version des Hinweistexts, Sprache und die gekürzte IP-Adresse (IPv4 ohne das letzte Byte, IPv6 auf /48 gekürzt). Die Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden, im Chatfenster über „Aufnahme stoppen“; die Aufnahme endet dann sofort.

Kanäle des Händlers. WhatsApp, Instagram und Facebook laufen über das Meta-Konto des Händlers, Amazon-Käufernachrichten über sein Verkäuferkonto. Diese Dienste bleiben von der Option „Nur Europa“ unberührt.

KI-Programme des Händlers (Claude, ChatGPT, MCP). Verbindet der Händler ein KI-Programm wie Claude (Anthropic, PBC, USA) oder ChatGPT (OpenAI, USA) über den Talkward-MCP-Server, oder nutzt er in Automationen die Bausteine „Claude Code beauftragen“ oder „ChatGPT fragen“, gibt Talkward die abgefragten Gesprächsinhalte und Kontaktdaten an dieses Programm weiter. Das geschieht nur, wenn der Händler die Verbindung selbst angelegt und freigegeben hat, über sein eigenes Konto beim jeweiligen Anbieter und nur im Umfang der gewählten Rechte („Nur lesen“, „Nur Notizen“ oder „Lesen und schreiben“). Der Anbieter ist dafür ein Dienstleister des Händlers, nicht Unterauftragsverarbeiter von Talkward. Die Verbindung lässt sich jederzeit trennen; was ein Programm schreibt, steht mit seinem Namen im Gespräch. Talkward speichert zu einer Verbindung den Namen des Programms, die Rechte, Zeitpunkte der Nutzung und die Zugangsschlüssel nur als Hashwert, aber keine zusätzlichen Kopien der Gesprächsinhalte. Die Automations-Bausteine laufen für Marken mit „Nur Europa“ nicht; den Zugriff über den MCP-Server steuert der Händler selbst.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Schreiben Sie dazu an hey@talkward.app.

Sie können sich außerdem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, zum Beispiel bei der für uns zuständigen Landesbeauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf.

10. Änderungen

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Website oder die Rechtslage ändert. Es gilt die hier veröffentlichte Fassung.